Gooi jouw overlegcultuur toch overboord

Een crisis leidt in veel gevallen tot (gedwongen) veranderingen. En die veranderingen zijn vaak nog niet eens zo slecht. Integendeel. Zo hebben de meeste bedrijven in de sectoren waarvoor wij werken, het digitaal overleggen nu pas echt serieus ontdekt. Eerlijk is eerlijk: dat geldt ook voor Ami. De klassieke aanpak van ‘het kan niet meer anders, dus we gaan het doen’. Nu beseffen we opeens met z’n allen dat je geen file hoeft mee te pakken om een goed overleg te hebben. 

LinkedIn staat er vol mee: verhalen over hoe goed dat digitale overleggen eigenlijk wel niet werkt. Wat het ons allemaal oplevert. Voorheen onderschat, onbemind. Maar nu dé oplossing en sleutel tot een efficiënter werkbestaan. Tijd komen we allemaal chronisch te kort, dus dat is een lekker vooruitzicht. Veel gehoord: Top, dit gaan we vasthouden in onze organisatie. Ook ná corona!

 

Kritische noot

Ik doe hard mee aan die positieve verhalen. Logisch, want in coronatijden is het mijn boterham geworden. En die files kwamen me de laatste tijd sowieso mijn strot uit. WC-Eend had het principe al snel door: dat wat je aanbiedt, adviseer je. Maar toch wil ik hier een kritische noot kraken. Pakken we het wel slim aan?

Want ja, het is bewonderenswaardig hoe flexibel we allemaal zijn. Hoe snel de boel is omgeschakeld en hoe makkelijk we elkaar weer weten te vinden. Maar toch hoor ik ook behoorlijk wat kritische geluiden in organisaties. Overleggen, overleggen, overleggen. Waar de wandelgang eerst zijn werk deed, of je gewoon even kon aanschuiven bij een collega, zit je nu vast in allerlei Zoom-, Teams- of Skype-meetings. Vaak uren achter elkaar. Goed om iedereen mee te nemen en met elkaar af te stemmen. Maar waar is de tijd gebleven om je eigen werk te doen?!

> Lees ook hoe de coronapandemie positief bijdraagt aan onze creativiteit 

 

Laat ze los!

Mijn beeld is dat we veel te makkelijk aan onze mores van fysieke overleggen vasthouden in de digitale wereld. Ook de gewoontes die vaak ronduit ineffectief zijn. Denk aan ongeschreven regels als: Een meeting voorbereiden? Bij ons niet nodig hoor, we zien wel hoe het loopt. De expliciete en legitieme vraag ‘wanneer is dit overleg nuttig voor mij’ wordt al snel afgekapt: ‘Heb je een training effectief vergaderen gevolgd of zo?! Halverwege binnenkomen in een meeting: onmogelijk. Eerder weggaan omdat de rest van de agenda jou minder aangaat: asociaal. 

Laat ze los, die ongeschreven regels. Ze zitten ons in de weg. Dat zaten ze allang. Alleen nu voelen veel meer mensen dat. Doordat ze door al dat vergaderen niet meer toekomen aan waar ze voor aangenomen of ingehuurd zijn. Daar ligt wat mij betreft de kans om de oude mores ter discussie te stellen: kunnen we niet veel efficiënter met onze meetings omgaan wanneer we onze gewoonten overboord durven zetten? 

Is een overleg niet voorbereid? Dan gaat het gewoon niet door. Ben ik na een half uur pas nodig in een meeting? Dan schakel ik dan wel in. Is me niet duidelijk wat ik hier kan brengen of halen. Dan bedank ik vriendelijk. 

 

Maak nieuwe spelregels… en bewaak ze met je leven

Maak nieuwe afspraken. Spelregels over hoe jullie elkaar digitaal efficiënt treffen. Denk bijvoorbeeld aan: 

  1. We hebben een duidelijk beeld wat het doel is van een meeting, wie we daarvoor nodig hebben en we nodigen op basis daarvan pas collega’s uit. 
  2. Collega’s sluiten aan wanneer ze kunnen bijdragen en profiteren en verlaten de meeting als dit niet meer het geval is. Ook als dit alleen tijdens punt 2 en 3 van de agenda is. 
  3. Updates over voortgang geven we elkaar via de email. Want een rondje ‘wat heb ik allemaal aan werk verzet afgelopen week’, daar wordt niemand blij van. Met vijftien deelnemers kost het al snel een half uur. Bij elkaar is dat 7,5 uur verloren tijd.

  

Het gaat om afspraken die helpen samen slimmer onze schaarse tijd te benutten. Om zo die kolossale ambities die we met elkaar hebben, ook daadwerkelijk waar te kunnen blijven maken.  

Bewaak ze vervolgens met je leven. Wie weet slijten ze wel in. Want voor je het weet, zit je weer in die oude bekende fysieke meeting. Jezelf, in alle stilte, afvragend hoe lang het nog gaat duren voordat je naar de volgende mag.

 

Geschreven door Christian Schütte, de dwarsdenker 

Terug