Net als veel bedrijven schakelde Koninklijke Boskalis Westminster door corona over op Teams-vergaderingen. Deze nieuwe manier van werken zorgde ervoor dat Lodewijk Wijngaard (Director HR) en Andre van der Wiel (Director Operations) op een grandioos idee kwamen: een online community voor projectmanagers die over heel de wereld verspreid zitten, waardoor het onderling contact voorheen werd bemoeilijkt. Samen met Christian Schütte van Ami Consultancy én de enthousiaste projectmanagers ontstond er binnen korte tijd een florerende Project Management Community.

 

Van de nood een deugd maken

Het is een aansprekend voorbeeld hoe je van de nood een deugd kunt maken. Zij zijn reizigers die in wisselende teams wereldwijd werken en alleen contact (met elkaar) hebben als de één de ander aflost op locatie. Normaal gesproken zie en spreek je elkaar niet”, legt André van der Wiel uit. 

De rappe opkomst en acceptatie van online vergaderen was een kans om een ontwikkeling te versnellen en versterken die al een paar jaar terug was ingezet: de mensen die wereldwijd aan baggerprojecten werken, meer en structureel betrekken bij de organisatie. “Zij zitten het hele jaar door op rotatie in het buitenland en kwamen één keer per jaar voor een zogeheten terugkomdag naar het hoofdkantoor. En zelfs die kon niet doorgaan wegens de coronavoorschriften.”

 

Meer invloed

Boskalis Dredging telt circa 65 projectmanagers. Via de Project Management Community zijn ze met elkaar en met kantoor verbonden. “Het belangrijkste uitgangspunt is: voor én door projectmanagers”, maakt André duidelijk. “Niet van bovenaf opgelegd. Nee, zij bepalen en wij helpen daarbij.”

“Er zijn vier doelen”, vertelt hij: “elkaar beter leren kennen, ervaringen delen, inhoudelijke kennis verstrekken op het gebied van project- en contractmanagement en de organisatie dichter bij de projecten brengen en vice versa.”

Op dat laatste gaat de directeur verder in: “Op divisieniveau willen we onze visie Making the difference together waarmaken en echt handen en voeten geven. Hoe kan dat mooier dan met de projectmanagers die de sleutel in handen hebben naar onze projecten én naar onze projectteams. Dankzij de Project Management Community zitten ze aan tafel – hoe ver weg ze ook aan het werk zijn – en ze denken en besturen mee over Boskalis als geheel. Ze hebben meer invloed nu.”

 

Lef

Het idee ontstond in mei 2020. Daarna ging het snel. De directie omarmde het en in juli ging er een brief uit naar de projectmanagers. De geslaagde eerste (kennis)sessies zorgden al snel voor enthousiasme. “We hebben een enquête gehouden en iedereen ziet het als toegevoegde waarde.” De (online) plenaire kennissessies (onder andere over strategie en internationalisering) zijn plenair; daarnaast zijn er acht groepen met elk acht projectmanagers die onderling via Teams vergaderen en op de praktijk en hun eigen persoonlijke ervaringen ingaan.

“Omdat we het principe ‘voor-door’ hanteerden, was bij de opzet belangrijk dat we aan de voorkant al meteen rekening hielden met de wensen van de projectmanagers. Zij hadden invloed op de richting die gekozen werd”, zegt Christian, die al jaren namens Ami werkt voor Bokalis en ook nauw betrokken is bij de Project Management Community. “Heel knap vind ik dat André en Lodewijk, en de anderen die het voortouw hebben genomen, het lef hebben gehad om met de voet op de rem te bouwen, zodat veel collega’s hun inbreng konden geven. Zeker in een technische organisatie als Boskalis. Daar zie je een natuurlijke neiging dat voor een probleem zo snel mogelijk een werkbare oplossing wordt opgetuigd.”

 

Samen kom je verder

Door de doelgroep er nadrukkelijk bij te betrekken kon later in het traject winst worden geboekt, aldus Christian: “Nu konden we een scherpere ‘waarom’ formuleren en een ontwikkelagenda, die iedereen in de community aansprak omdat hij aansloot op hun verwachtingen.” 

André bekent: “Ik wilde in het begin sneller en ook alvast details uitwerken. Op advies van Christian hebben we er meer tijd voor genomen en zijn de projectmanagers in een werkgroep zelf ermee aan de gang gegaan. Dat pakte goed uit.” 

Christian: “Het is een praktijkvoorbeeld van de klassieke uitspraak ‘Alleen ga je snel, maar samen kom je verder’. Door dankbaar gebruik te maken van de voorlopers en hun energie breng je de beweging op gang. Die werkgroep is daar een vliegwiel voor. Het mooie is dat André daardoor niet aan ‘Wij van WC-eend adviseren WC-eend’ hoefde te doen, maar dat de projectmanagers zélf aan hun collega’s en anderen binnen de organisatie vertellen wat de achtergronden en meerwaarde zijn van de stappen die we zetten. Als een vriend of collega vertelt waarom iets nodig is, hecht je daar meer waarde aan dan wanneer een directeur of adviseur het zegt.” 

 

Dit smaakt naar meer

“Als de coronamaatregelen niet meer nodig zijn, gaan we vast weer een dag op het hoofdkantoor organiseren”, blikt André vooruit. “Maar online-communicatie en de community hebben zoveel voordelen… Daar willen we niet mee stoppen.” 

Dat willen ook de projectmanagers niet, constateert hij tevreden. “Ze komen zelf met thema’s, communiceren ook buiten het platform onderling meer dan vroeger. Nu de community echt leeft, smaakt het naar meer. In de vorm van een verdere maar ook bredere uitrol.”

“In feite zijn we met z’n allen ook een verandervraagstuk aan het beantwoorden”, merkt Christian op. “Je wilt dat projectmanagers van elkaar leren en nog meer impact op de organisatie hebben en dat de organisatie profiteert van deze beweging om haar ambities waar te maken. Door de behoeften van de projectmanagers te koppelen met die van Boskalis. Het gaat dus ook heel sterk over de verbinding daartussen vinden en maken. Daar zit de grote winst.”

 

Positieve draai

André is blij met de ondersteuning door Ami. “Christian en zijn collega’s zijn enerzijds bewaker van het proces en fungeerden anderzijds als het geweten: dat we met de juiste inhoud bezig blijven. Dat Christian de taal van Boskalis spreekt en snapt dat dingen soms niet zo gaan als je zou misschien willen, helpt ook. Maar daar legt hij zich niet bij neer. Als het nodig is, houdt hij ons een spiegel voor, neemt hij ons desnoods zelfs bij de hand. Handig als wij even te veel bezig zijn met de waan van de dag, met de hoppers en de kuubs.”

Christian vindt het op zijn beurt kenmerkend voor de daadkracht en bereidheid tot vernieuwing binnen Boskalis dat André en zijn collega’s aan de anderhalvemeterregel een positieve draai hebben weten te geven. ”Een mooi voorbeeld van ‘never waste a good crisis’. Een sociale innovatie die mogelijk werd doordat ze niet wegdoken om te wachten tot de storm voorbij was, maar hun nek durfden uit te steken. En ook nog eens door niet vooraf vast te leggen wat de bestemming moest zijn, maar wel de richting bepalen en daarna met elkaar de weg ontdekken. Met een veel beter resultaat dan we vooraf hadden kunnen denken.”

Terug