Op 21 maart 2022 sluit Rijkswaterstaat de projectevaluatie van de Suurhoffbrug af met een Project Challenge. Deze bijeenkomst is het sluitstuk van de vraaggestuurde evaluatie van dit meerjarige en uitdagende project. Verantwoordelijk projectmanager Henk Meuldijk vroeg Ami om deze bijzondere project overstijgende manier van leren en kennisdelen te verzorgen. “Een rapport lezen is passief, nu gaan mensen nadenken, overleggen en discussiëren. Dan is de kans veel groter dat de kennis die je wilt overdragen, beklijft.”

(fotograaf Suurhoffbrug: Paul van Baardwijk)

 

Henk Meuldijk had met de Ami-aanpak voor vraaggestuurd evalueren in 2020 goede ervaringen opgedaan bij een eerder project van Rijkswaterstaat: de dijkversterking van de Houtribdijk tussen Lelystad en Enkhuizen. Met de Project Challenge van toen werden de lessen via een interactief en project overstijgend leer- en netwerk event gedeeld met collega’s van een vergelijkbaar en net gestart project: Dijkversterking Marken. Dat bleek voor alle betrokken zeer waardevol.

 

Complex project

De Suurhoffbrug, zowel de instandhouding van de bestaande Suurhoffbrug als de aanleg van de tijdelijke verbinding, was een complex project, waarvan het ‘buitenwerk’ in 2021 is afgerond. De brug in de A15 ligt over het Hartelkanaal, is de toegangspoort tot de Maasvlakte en vormt ook een belangrijke schakel tussen het westelijk deel van Voorne-Putten en Botlek, Europoort en Rotterdam.

De oorspronkelijke Suurhoffbrug dateert uit 1972 en was niet ontworpen voor het vele en zware vrachtverkeer: 6.000 trucks per dag! De bestaande brug is grootschalig gerenoveerd en om de levensduur met tien jaar te verlengen, is vorig jaar een tijdelijke, extra brug ernaast gebouwd om de lasten van het verkeer te verdelen. 

Rijkswaterstaat was opdrachtgever van het project. De uitvoering is gedaan door aannemersconsortium STIPT, een combinatie van Dura Vermeer, Besix, Hollandia en Mobilis.

 

Project Challenge  

Het werk zit er zo goed als op, vertelt Henk begin februari 2022. Er resten voor de projectorganisatie alleen nog wat administratieve en financiële zaken om af te ronden, daarna is het project overgedragen aan de beheerder WNZ en de PPO-organisatie voor het onderhoud. Om de lessen en inzichten tijdens de uitvoeringsperiode op te halen is Ami benaderd. Ook op basis van de goede ervaringen bij het project dijkversterking Houtribdijk. “Toen heeft Ami ons geholpen met de evaluatie die eindigde met de Project Challenge. Dat was een heel groot succes. Vandaar dat we bij de Suurhoffbrug iets soortgelijks wilden doen.”

De afgelopen periode heeft Ami samen met het IPM-team van de Suurhoffbrug een vraaggestuurde evaluatie opgezet. Van tevoren is stilgestaan bij de vraag ‘welke doelgroepen van de projectevaluatie kunnen leren’. Deze groepen hebben een stem gehad in het evaluatieraamwerk waardoor de uitkomsten van de interviews in vruchtbare aarde landden. Daarnaast heeft Ami de Project Challenge ontwikkeld om vraaggestuurd en project overstijgend leren mogelijk te maken. Chris Wigboldus had daarbij het voortouw. Hij zegt: “Wat we veel zien gebeuren is dat een projectteam zijn lessen uit de evaluatie in volle omvang door wil geven. In de trant van ‘dit zijn onze lessen, doe er je voordeel mee’.  Tijdens de Challenge draaien we het om en starten we met de vraag wat voor de ‘ontvangende partij’ vraagstukken/dilemma’s zijn waar zij tegenaanlopen en waar zij de ervaring van het team dat de evaluatie heeft uitgevoerd op zou willen benutten. Dan hebben de lessen en inzichten ook specifiek relevantie voor het ontvangende team.” 

 

Project overstijgend leren

In dit geval is dat Team Vaarwegen A, een team dat in de regio het geprogrammeerd onderhoud verzorgt voor een serie objecten en heel wat kilometers oevers. Ook hebben ze te maken met tal van ‘invliegers’ waarmee het gepland onderhoud (en het team zelf) structureel onder druk staat. “We hebben hen gevraagd met welke vraagstukken en dilemma’s zij momenteel worstelen”, legt Chris uit. “Die gaan we aan leden van het Suurhoffbrug-team en andere ervaringsdeskundigen voorleggen in de vorm van een case waarin ze oplossingen bedenken en op die manier ervaringen en adviezen doorgeven. Zo creëer je een project overstijgende manier van leren en meteen versterk je ook het netwerk binnen Rijkswaterstaat. Bij de Houtribdijk zagen we verbindingen ontstaan tussen mensen, die nu nog contact hebben. Die elkaar even bellen om iets na te vragen of voor een praktisch advies.”

 

Vraaggestuurde evaluatie

Henk is een groot voorstander van zo’n vraaggestuurde evaluatie. “Het is anders dan gebruikelijk en levert veel meer op dan een standaard evaluatierapport. Je leert vaak het meest als je zelf iets ondergaat en nóg meer als je in staat bent die kennis en ervaring aan anderen uit te leggen. Heel mooi om te zien destijds bij de Houtribdijk was dat anderen mij als jurylid gingen uitleggen wat wij op de Houtribdijk gedaan hadden, terwijl ze er zelf niet bij betrokken waren geweest. De collega’s van het project Dijkversterking Marken vertelden welke lessen wij hadden geleerd.” Een beter bewijs dat de kennisoverdracht was gelukt, is er niet.

“Door het te doen, samen vooral, is iedereen actiever en meer betrokken”, is Henks ervaring. “Een rapport lezen is passief, nu gaan mensen vooraf in Challenge-teams nadenken, overleggen en discussiëren en die inbrengen tijdens de eigenlijke Project Challenge. Dan is de kans veel groter dat de kennis die je wilt overdragen, beklijft.”

 

Vertellen over successen en valkuilen

“Rapporten en memo’s belanden, ondanks alle goede intenties, vaak onderin in een la”, weet Chris uit ervaring. “En verder gebeurt er dan weinig mee. Henk zei destijds bij de aanbesteding van de evaluatie van de Houtribdijk dat Rijkswaterstaat echt wilde dat er geleerd zou worden. Daarom hebben we toen ingezet op een vraaggestuurde evaluatie met als sluitstuk daarvan de Project Challenge.”

“Een projectteam leert van alles tijdens zo’n groot en complex project”, geeft Chris aan. “Ze zijn enthousiast over de successen en de oplossingen die ze hebben bewerkstelligd, maar weten ook heel goed welke valkuilen ze zijn tegengekomen. Maar pas als we die ervaring kunnen koppelen aan een vraag vanuit het ontvangende team, creëren we een gezonde bodem om echt tot leren en kennisoverdracht te komen.” 

 

Saaiste project

De ontknoping van de evaluatie van de Suurhoffbrug is straks de Project Challenge. Bij de Houtribdijk vond die door corona noodgedwongen in een online opzet plaats. “Maar dat maakte het enthousiasme en de interactie er helemaal niet minder op”, aldus Chris. “Op 21 maart kunnen we hopelijk fysiek samenkomen. Daarvoor kiezen we, als die beschikbaar is, een bijzondere Rijkswaterstaat-locatie.”

Deze Project Challenge heeft als werktitel ‘Hoe worden wij als PPO-team Vaarwegen A het saaiste A-team van Rijkswaterstaat?’ “In de basis zijn er straks een tweetal ‘Challenge-teams’ die een pitch voorbereiden op basis van de casus van team A vaarwegen waarin hun vijf belangrijkste uitdagingen en dilemma’s beschreven staan. Op basis van deze uitdagingen en dilemma’s worden in de pitch ervaringen, inzichten en aanbevelingen ingebracht vanuit de Suurhoffbrug en andere ervaringsdeskundigen met bruggenervaring. Deze Challenge-teams worden ondersteund door een supportersschare die aanvullend nog vragen mogen inbrengen om de Challenge-teams het vuur aan de schenen te leggen waarmee het leereffect vergroot wordt. Uiteindelijk mag een onafhankelijke jury een winnaar aanwijzen van een event waarin feitelijk alleen maar winnaars zijn. Een gedegen voorbereiding, het wedstrijdelement en de aankleding van de dag geven een extra dimensie en vergroten de inzet en het enthousiasme. 

 

De kracht van leren

Henk is zelf een van de juryleden. Chris en enkele Ami-collega’s begeleiden het proces op weg naar de Project Challenge en leiden de debatwedstrijd op de dag zelf in goede banen. “Ik ben blij om de manier waarop zij dat doen”, zegt Henk tot slot. “Chris en zijn collega’s stralen uit dat ze achter dit concept staan én dat ze het leuk vinden om de evaluatie in deze vorm te organiseren.” 

Chris reageert: “Doordat we geloven in de kracht van leren. Ik krijg veel energie van het creëren van een leerklimaat. Als dat dan op een leuke, interactieve en effectieve manier kan, word ik helemaal vrolijk. Rijkswaterstaat is echt een voorbeeld van hoe je succesvol investeert in en werkt aan een lerende organisatie.” 

In bijgaande link een sfeerimpressie van de Project Challenge die gehouden is tussen betrokkenen van de Dijkversterking Houtribdijk en Dijkversterking Marken. De impressie start vanaf 4 minuten: https://youtu.be/I8Ao_mPp0L0

Meer weten? Neem dan contact op met chris.wigboldus@ami-consultancy.com.

Terug