Loodswezen regio Rotterdam-Rijnmond
projectsucces
Loodswezen regio Rotterdam-Rijnmond
Loodswezen regio Rotterdam-Rijnmond begeleidt jaarlijks meer dan 53.000 schepen veilig en vlot de haven in en uit. Daarvoor worden zo’n 220 registerloodsen ingezet, ondersteund door o.a. de bemanningen op de loodsvaartuigen (varende dienst), planners, PM-loodsen en dienstleiders.
Eind 2024 startte een projectgroep om meer uniformiteit te creëren in het complexe beloodsingsproces. Daarbij heeft Ami Consultancy geholpen. Dankzij brede inzet vanaf de werkvloer is een uniforme werkwijze vastgesteld en gevisualiseerd in een infographic. Die maakt de verschillende stappen en verantwoordelijkheden inzichtelijk. Die plaat vormt nu de basis voor een uniform en efficiënt beloodsingsproces.
Vanuit Ami ondersteunt Evert Jansen
het Loodswezen bij het ontwikkelen en
invoeren van een uniforme werkwijze
voor een efficiënter beloodsingsproces.
“We zijn zelf enthousiast begonnen met een interne groep van verschillende afdelingen om het proces te verbeteren”, vertelt Kevin Koornhof. Als Hoofd Varende Dienst geeft hij leiding aan het varend personeel van Loodswezen regio Rotterdam-Rijnmond. “Maar we kwamen erachter dat we vastliepen in het proces.”
“Twee collega's hadden eerder met Ami samengewerkt aan een ander project, Samen Veilig & Vlot, en zij stelden voor hen in te schakelen. De duidelijke aanpak en het stappenplan van Ami spraken ons aan; dus zijn we de samenwerking aangegaan.”
Uniformer, veiliger en vlotter
Zodoende raakte Ami-consultant Evert Jansen bij het project betrokken. “Ik heb een groot hart voor de scheepvaart in Rotterdam. Bovendien hadden we inderdaad eerder een opdracht gedaan voor het Loodswezen, waardoor ik de organisatie, de mensen en de werkzaamheden al kende.”
In het operationele beloodsingsproces zijn meerdere afdelingen en in totaal circa 200 mensen werkzaam: planners, varend personeel, PM-loodsen, dienstleiders en ondersteunende collega’s. Het doel was om het proces op zee – het afhalen, beloodsen en de planning daarvan – uniformeren (nóg) efficiënter te maken. Kevin: “De hoofdvraag was uniformiteit, zodat het niet uitmaakt welke combinaties van afdelingen en collega’s samenwerken. We willen dat het proces consistent is. Dat vinden we gelukkig allemaal, vandaar dat iedereen bereid was mee te denken en mee te werken.”
Overzichtelijk en inzichtelijk
Kevin gaat verder en doet de aanpak uit de doeken: “We hadden twee goede sessies gedaan voordat Ami instapte. Daarop konden we door bouwen. We hebben het proces grondig onder de loep genomen en de processtappen benoemd in vier hoofdstappen met diverse sub stappen. Samen met de klankbordgroep hebben we vervolgens bepaald wat belangrijk is qua houding & gedrag en afspraken om ons proces gezamenlijk uit te voeren.”
Dat is allemaal samengebracht in een tekening die voor de standaardoperaties de processtappen weergeeft: wie doet wat en wanneer. “Die werkwijze dekt 80 procent van de operaties op zee”, licht Evert toe. “De andere 20 procent zijn bijzondere operaties, zoals aangepaste diensten tijdens ‘slecht’ weer. Die zijn bewust niet in de plaat opgenomen, om het overzichtelijk en inzichtelijk te maken.”
Complimenten
Het project leverde de bevestiging dat het beloodsingsproces eigenlijk prima verloopt. “Er zijn eigenlijk helemaal geen grote veranderingen in het proces zelf nodig”, aldus Kevin. “Nu hebben we echter gezamenlijk de beste manier vastgesteld en deze op de plaat vastgelegd, zodat iedereen het op een uniforme manier doet en er geen verwarring meer ontstaat.”
“De voorlopers zullen het snel adopteren”, voorspelt Evert. “Dat gebeurt al en levert positieve geluiden op. Maar structurele inbedding vereist regelmatige reflectie en bijsturen, bijvoorbeeld in werkoverleg en functioneringsgesprekken. Cruciaal is ook positieve bekrachtiging: dat collega’s elkaar complimenten geven als ze het goede gedrag laten zien. Het vraagt blijvende aandacht en je moet het onderwerp consequent terug laten komen in de komende maanden en jaren.”
Product van de werkvloer
Op 11 juli was de vierde en afrondende sessie met de klankbordgroep. “Nu moet het echte werk beginnen”, zegt Kevin realistisch. “De plaat moet geadopteerd en begrepen worden, en het proces moet goed gaan lopen binnen de organisatie.”
“Een vrij complex proces zo eenvoudig laten lijken, is het moeilijkste wat er is”, vervolgt hij. “Alle credits daarvoor gaan naar m’n collega’s uit de klankbordgroep, die het met al hun kennis en ervaring voor elkaar hebben gekregen. Geen woord of zin komt uit mijn pen, en dat vind ik het meest waardevol. Dit is een product van de mensen op de werkvloer en niet iets wat door hogerhand wordt opgelegd.”
Evert heeft er dan ook veel vertrouwen in dat het lukt. “Vanuit Ami hebben we de opdracht afgerond met het opleveren van de plaat. Het is nu aan de teams om ermee aan de slag te gaan en ervaringen op te doen. Uiteraard blijf ik betrokken vanuit mijn interesse en m’n hart voor het Loodswezen. We spreken elkaar in ieder geval aan het eind van het jaar om ervaringen uit te wisselen en successen te delen.”